Аудіовізуальні документи сьогодні – потрібний інформаційний ресурс, який, як живий організм, не лише постійно зростає, а й формується та інтенсивно використовується. У нашому архіві важливе місце посідають кінодокументи. Постійне зростання їхньої ролі як історичного джерела, широке використання їх у різних сферах (науці, політиці, економіці, культурі) викликало необхідність розширити доступ користувачів до архівної інформації. Хочу нагадати, що так було не завжди, бо тривале перебування архівних установ у підпорядкуванні НКВС позначилось етапом їх повної інтеграції в систему ідеологічних служб тоталітарного режиму. І лише після того, як в 1960 році відбулася передача архівних установ у підпорядкування другого архівного управління при Раді Міністрів УРСР, використання інформації в наукових, народногосподарських та культурних цілях вийшло на перший план.

Як відомо, інструментом на шляху до задоволення потреб у ретроспективній інформації в архівних установах є довідковий апарат. 1963 року було прийнято постанову Ради Міністрів «Про заходи щодо поліпшення архівної справи республіки», якою одним із завдань архіву визначалося складання довідкового апарату. Планувалося до кінця 70-х років завершити каталогізацію фондів. Плани розвитку архівної справи передбачали перехід від стихійної каталогізації до планового створення системних каталогів. З 1964 року почалося створення анотованих каталогів кінодокументів. Перший вийшов 1969 року в «Науковій думці» накладом 1300 пр. Туди ввійшли всі документи української кіностудії з 1923 по 1943 роки, в т. ч. випуски хроніки, журнал «Кінотиждень», 126 номерів кіножурналу «Радянська Україна» за 1938 — 1941 роки, а також 20 фільмів «Укркінохроніки». Ці кінодокументи охоплювали добу так званих соціалістичних експериментів і утвердження радянської влади в Україні.

1975 року вийшла «Кинолетопись Украинской ССР в Великой Отечественной войне Советского Союза 1941 — 1945 гг.» тиражем 500 пр. (кіножурнали воєнних років УРСР, 28 документальних фільмів часів Великої Вітчизняної війни і трьох повоєнних років). Окремо – «фонд кінолітопису», тобто документованих сюжетів, що не увійшли до готової продукції і не вийшли свого часу на екрани. Особливу групу також складали фільми українських кінодокументалістів 60–70-х років, де про війну йшлося вже в минулому часі з широким застосуванням документальних джерел часу війни, в т. ч. архівних кінодокументів.

1977 року виходить анотований каталог «Кинолетопись Украинской ССР за 60 героических лет (І9І7 — І977 гг.)» тиражем 400 пр. що включав 365 документальних фільмів і кіножурналів з 1918 по 1977 рік. Вони фактично відтворювали всю історію України за роки радянської влади.

Про активізацію видавничої практики в архіві на поч. XXI ст. свідчить поява нових каталогів кінодокументів. Зміни у суспільстві викликали потребу в перегляді виданих раніше російськомовних каталогів. Була проведена робота з вдосконалення цих каталогів, як результат – видано один із них — «Україна і Друга світова війна». Підготовлено до друку анатований каталог кінодокументів з 1896 року по 1939 роки.

Це було не просто перевидання, а нова інтерпритація наших кінодокументів. Ми розширили хронологічні межі попередніх каталогів, кількісно збільшили джерельну базу довідників із одочасною їх якісною транформацією. Тут представлений комплекс кінодокументів років Другої світової війни – з вересня 1939 року по вересень 1945 року. Це дозволило включити до каталогу кінодокументи, що надійшли на державне зберігання після 1960 року.

Крім того, до каталогу вперше включено так звану трофейну кінохроніку, яка до 1998 року перебувала на секретному зберіганні в нашому архіві. Якісно змінилися самі анотації цих кінодокументів — ми їх значно розширили. Розширено і вдосконалено довідковий апарат самих цих довідників. Якщо в перших довідниках подавався традиційний довідковий апарат (іменний і географічний покажчики), то в нових подаємо ще й покажчики назв кінодокументів та назв кінодокументів за походженням. Тобто ми поділили документи вітчизняного і документи іноземного походжень.

Створюються наступні каталоги архівних документів (1966 — 1975). Плануємо вихід анатованих каталогів за всі роки, які залишилися ще не виданими.

Впровадження в архіви практики інформаційних та телекомунікаційних технологій дало можливість подати електронні версії документальних фондів в Інтернеті на web-порталі «Архіви України». Сьогодні два каталоги виставлені на ньому. Новою формою видавничої діяльності архівів також мають стати мультимедійні публікації – компактдиски як додаток до традиційних видань.

Виокремлення видавничої роботи в самостійний напрямок діяльності архіву викликало появу нового підрозділу у структурі нашого архіву. З січня ц. р. з’явився сектор публікації документів. І одним із його завдань є підготовка до видання анотованих каталогів кінодокументів.